5 Tips Agar Meeting Online Menjadi Lebih Efektif

Meeting atau rapat dalam dunia kerja merupakan aktivitas yang dilakukan dengan melibatkan beberapa pihak, seperti owner, atasan, staf, dan berbagai pihak lain yang berkepentingan. Meeting diselenggarakan dengan berbagai tujuan bisnis, misalnya untuk membahas suatu rencana yang akan dilakukan, mengevaluasi program yang sedang berjalan, penyelesaian suatu masalah, pengintegrasian fungsi dan tugas tiap departemen, dan sebagainya. Pada umumnya kegiatan meeting akan memakan waktu yang cukup banyak. 

Mengutip hasil riset dari Harvard Business Review, setidaknya terdapat 65% waktu yang dibutuhkan untuk meeting bagi para pengambil keputusan di sebuah perusahaan. Namun sayangnya, di waktu yang tidak sedikit untuk meeting tersebut ternyata seringkali didapati kondisi hasil meeting yang tidak efektif. bayangkan betapa banyak waktu yang terbuang percuma untuk meeting yang tidak efektif tersebut. Berdasarkan data pada riset tesebut juga didapati bahwa beberapa hal yang menjadi alasan tidak efektifnya suatu meeting adalah karena 60% meeting tidak menghasilkan hal yang ingin diperoleh, 50% karena tidak adanya agenda yang jelas, dan 42% karena ketidakhadiran peserta rapat. Jika pada meeting tatap muka atau secara langsung saja rawan mengalami ketidakefektifan, lantas bagaimana dengan meeting secara tidak langsung dari jarak jauh atau virtual meeting atau meeting online? virtual meeting atau meeting online memang saat ini telah banyak dilakukan. 

Terlepas dari kondisi pandemi Covid-19 yang mengharuskan sebagian atau seluruh staf bekerja dari rumah (WFH), nyatanya meeting online semakin banyak dipilih karena adanya berbagai faktor seperti perusahaan yang memiliki beberapa kantor cabang di berbagai tempat yang berbeda, atasan atau staf yang sering berpindah lokasi kerja, owner yang berada jauh dari tempat kerja, dan sebagainya. Pendukung utama pada penyelenggaraan meeting online terletak pada ketersediaan media gadget dan internet yang stabil. Selebihnya, adalah beberapa komponen penting yang sama seperti meeting face to face pada umumnya, yakni adanya penyelenggara, pemimpin atau presenter meeting, materi, waktu dan peserta. Sehingga, seluruh komponen utama dan pendukung meeting tersebut harus benar-benar diperhatikan agar meeting online bisa berjalan dengan lancar, efektif dan memberikan hasil yang optimal. 

Materi yang melebar saat meeting online hanya akan mengulur waktu dan mengaburkan tujuan utama diadakannya meeting online. Sebaiknya rumuskan materi yang fokus secara detail agar meeting yang diselenggarakan lebih efisien. Ingat, yang akan menjadi peserta adalah orang-orang dari berbagai divisi dan jabatan yang tentu masing-masing dari mereka punya sederet tugas kerja lain yang harus dikerjakan. 

Seperti hasil riset dari Harvard Business Review yang memperlihatkan data bahwa sebanyak 50% faktor meeting tidak efektif adalah agenda yang tidak jelas. Untuk itu, buatlah agenda rapat sebaik mungkin. Tentukan jadwal meeting seperti tanggal, jam dan informasi topik meeting. Tentukan waktu yang cocok bagi setiap peserta, misalnya waktu yang tidak bertabrakan dengan deadline tugas kerja lain, atau dengan cara melihat jadwal kosong mereka. Selain itu, tentukan pula daftar peserta yang diperlukan kehadirannya beserta perannya, apakah sebagai peserta, notulen, penjaga waktu, presenter, hingga troubleshooter untuk mengantisipasi terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan selama meeting online berlangsung. Bagikan agenda meeting online ini pada seluruh daftar peserta beberapa hari sebelum hari H meeting agar peserta bisa mempersiapkan diri dengan waktu dan data-data yang mungkin mereka perlukan untuk menghadapi meeting yang akan dihadiri. 

Selain ketiadaan agenda yang jelas, sebanyak 42% faktor meeting yang tidak efektif adalah karena ketidakhadiran peserta rapat. Meeting yang efektif seharusnya menghasilkan 64% brainstorming dan problem solving, 80% saling berbagi informasi dan data penting, serta 57% membangun hubungan antar personal peserta rapat. Jika diperhatikan presentase yang paling tinggi yakni 80% untuk bisa saling berbagi informasi dan data penting, maka kehadiran seluruh peserta meeting sangatlah penting. Namun, yang masih seringkali terjadi pada meeting online adalah adanya peserta yang tidak hadir sehingga tidak mengetahui informasi dan data penting yang disampaikan saat meeting. Tapi, tak perlu khawatir. Karena dengan memanfaatkan fitur Meeting Online dari Fingerspot.iO maka peserta yang berhalangan hadir tetap dapat melihat rekaman meeting di menu e-Learning dalam App FiO di ponsel mereka. 

Dikarenakan pendukung utama pada penyelenggaraan meeting online terletak pada ketersediaan media gadget dan internet yang stabil, maka dari itu, penting bagi penyelenggara maupun peserta meeting online untuk melakukan persiapan teknis dengan peralatan masing-masing. Periksa koneksi internet apakah dalam kondisi stabil, pastikan data internet mencukupi, dan gunakan platform meeting online yang user friendly untuk meminimalisir masalah teknis yang kemungkinan muncul selama meeting online berlangsung, seperti fitur Meeting Online dari Fingerspot.iO yang mudah digunakan dan mendukung kelancaran meeting online. 

Untuk meeting online yang lebih efektif maka diperlukan penutupan agar semua peserta meeting memiliki tujuan di akhir meeting dengan mengetahui beberapa hal, seperti: hasil kerja dan langkah berikutnya, siapa saja yang bertanggung jawab atas langkah tersebut, apa yang harus dilakukan masing-masing peserta, kapan hasil kerja atau tugas harus diselesaikan, serta kapan pelaksanaan meeting berikutnya, dan jangan lupa mintalah umpan balik dari setiap peserta berupa pendapat atau masukan. 

Meeting online yang efektif dan efisien dapat membantu bisnis untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Terapkan 5 tips di atas yang sudah dijelaskan dan evaluasi hasilnya. Are U ready?