Pentingya Kop Surat dalam Setiap Informasi Administrasi Sekolah

Oleh Dwi Pracaya Mei 26, 2022 Posting Komentar

Kop surat merupakan komponen penting yang wajib ada pada setiap surat resmi. Sekolah merupakan lembaga atau organisasi yang bersifat formal dan berkepentingan resmi, sehingga surat yang diedarkan atau diinformasikan kepada setiap pihak yang dituju oleh sekolah masuk dalam kategori surat resmi.

Secara umum, kop surat yang disebut juga sebagai kepala surat merupakan identitas pertama yang dilihat oleh pihak penerima surat. Kop surat mempunyai fungsi umum sebagai media promosi, untuk mengetahui nama dan alamat instansi, serta memberikan informasi tentang jenis kegiatan dan bidang usaha. Sedangkan pengertian dari kop surat sekolah secara khusus lebih mengarah pada fungsi pemberitahuan kegiatan atau kepentingan sekolah yang berhubungan dengan setiap pihak yang dituju, seperti siswa, wali siswa atau berbagai pihak lainnya.

Sumber: Fingerspot

Pengertian Kop Surat Sekolah

Kop surat sekolah adalah format baku yang dipakai untuk memberikan tanda keaslian surat dari lembaga atau instansi sekolah sekaligus menunjukkan identitas sekolah tersebut. letak dari kop surat sekolah ini ada di bagian atas sebelum isi surat.

Kop surat lazimnya ada pada setiap surat resmi, termasuk dari sekolah yang merupakan lembaga resmi, sehingga setiap surat pemberitahuan yang diedarkannya merupakan surat resmi yang harus didahului dengan kop surat di bagian paling atas, sebelum bagian isi atau informasi yang hendak disampaikan pada pihak yang dituju.

Fungsi Kop Surat untuk Setiap Informasi Sekolah

Setiap informasi sekolah yang disampaikan dalam bentuk surat tertulis wajib disertai kop surat di bagian awal isi informasi, karena kop surat sekolah memiliki beberapa fungsi penting, yaitu:

Menunjukkan identitas sekolah.
Agar pihak yang dituju mengetahui dari mana asal surat yang diterima.
Penunjuk bahwa surat tersebut resmi, formal dan asli dari pihak sekolah.
Sebagai bukti tertulis hitam di atas putih perihal penyampaian informasi pada pihak yang dituju.
Sebagai alat pengingat karena surat tersebut berisi informasi tertulis yang dapat disimpan dan dibaca lagi saat diperlukan dan mudah ditemukan kembali hanya dengan melihat bagian kop suratnya.
Mempermudah pengarsipan surat sekolah dan memudahkan pencarian setiap saat dibutuhkan.

Unsur-Unsur yang Ada pada Kop Surat Sekolah

Ada beberapa unsur atau komponen penting yang ada pada setiap susunan kop surat sekolah yang menunjukkan identitas resmi, antara lain:

Nama dan logo sekolah
Alamat sekolah
Nomor telepon sekolah
Kode pos
E-mail dan alamat website

Hal Penting yang Harus Diperhatikan dalam Penulisan Kop Surat Sekolah

Dalam membuat kop surat sekolah tidak bisa sembarangan, mengingat sifat surat yang formal atau resmi. Perhatikan hal-hal penting berikut sebelum mulai membuat kop surat sekolah. Diletakkan di bagian paling atas surat.

Dilengkapi dengan identitas dan logo sekolah.
Ditulis menggunakan huruf kapital pada awal nama sekolah dan berbagai informasi lain yang diperlukan.
Menggunakan bahasa yang sesuai dengan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD) dengan beberapa ketentuan dalam penulisannya.
Disusun secara runtut dan lengkap.
Penulisan kotak pos sebaiknya tidak menggunakan P.O Box atau Post Office Box.
Penulisan alamat e-mail sebaiknya tidak menggunakan bentuk cable address.

Contoh Kop Surat Sekolah Negeri dan Swasta

Berikut adalah contoh kop surat baik untuk sekolah negeri maupun sekolah swasta. Setiap sekolah memang tidak akan memiliki kop surat dengan komposisi atau desain yang sama persis karena bisa disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing sekolah. Dari segi komponen bisa ditambahkan hal lain yang menurut sekolah adalah sesuatu yang perlu untuk diletakkan pada kop suratnya, misalnya nomor fax, NSS, NIS, NPSN, hingga status akreditasi sekolah dan lain sebagainya.

Dari segi desain pun juga dapat diatur sesuai keinginan sekolah, misalnya dengan mengetik rata kiri atau rata tengah, menambahkan logo lain yang berhubungan dengan sekolah, hingga peletakan Nomor SK maupun NPWP seperti yang biasa tercantum di bagian paling bawah bingkai kop surat pada lembaga pendidikan berbentuk yayasan. Dari keseluruhan kop surat sekolah, yang terpenting adalah memuat unsur-unsur dasar yang harus ada pada setiap kop surat seperti yang sudah dijelaskan di atas.